Alt, Six Sigma workshop

 “La mayoría de las personas tardan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos”.

Henry ford

Actualmente las organizaciones deben  estar en constante búsqueda de herramientas, metodologías, prácticas y técnicas necesarias para mejorar sus procesos, la actualidad exige que los productos y servicios ofrecidos cumplan con las necesidades de los clientes y con las reglamentaciones necesarias que garanticen la seguridad de los consumidores, debido a lo anterior las organizaciones están más abiertas a recibir asesoramiento externo en diferentes temáticas como por ejemplo: Calidad, Costos, Planeación, Recursos humanos y otras temáticas  que  pueden ayudar las empresas a ser más competitivas, rentables y mejorar continuamente.

Lean Six Sigma

Busca mejorar los procesos con el objetivo de aumentar la rentabilidad y productividad mediante la eliminación de desperdicios y disminución de la variabilidad, el objetivo de Lean Six Sigma es alcanzar procesos que generen tan solo 3,4 defectos por un millón de oportunidades, normalmente para proyectos se trabaja la metodología DMAIC.

¿Que es Lean Six Sigma Workshop?

Lean Six Sigma Workshop es una metodología de formación y aprendizaje desarrollada por ENCUBEx establecida en un marco de trabajo colaborativo donde se utiliza la metodología Lean Six Sigma, en el desarrollo del workshop se realizan sesiones presenciales y virtuales con las personas involucradas en el proceso a mejorar, las sesiones se realizan conformando grupos de trabajo y se asignan tareas y actividades a cada equipo en busca de análisis, optimización y establecimiento de mejoras.

¿Como se realiza el Workshop?

Cabe destacar que la ejecución de un workshop de Lean Six Sigma va a depender de las necesidades específicas de cada cliente teniendo en cuenta el tipo de proceso a intervenir, sector en que se encuentre la empresa y del número de personas involucradas, de igual forma la estructura de trabajo que se maneja en un workshop tiende a ser genérica y varia muy poco.

Ejemplo exitoso de un Workshop de Lean Six Sigma en una empresa de servicios:

Se realizo un workshop de Lean Six Sigma en una empresa del sector servicios debido a que la empresa en ese momento venia presentando falencias en diferentes puntos de sus procesos, generando de esta forma insatisfacción al cliente y a las diferentes partes interesadas. Para llevar a cabo el Workshop se conformaron grupos de trabajo, cada grupo se enfocó en un proceso en específico identificando así problemáticas y con base en las mismas se plantearon proyectos de mejora.

Problemáticas identificadas:
  • Tiempo de respuesta a quejas y reclamos.
  • Tiempos de prestación de servicios (Desde que se recibe la orden hasta que se presta el servicio y se cierra el mismo).

Inicialmente se plantearon 3 proyectos de mejora soportados en la metodología DMAIC y se procedió a realizar las fases presentadas a continuación:

Fases Generales del proyecto

1

Se realizaron mapas de flujos de valor relacionados a los procesos y problemáticas identificadas, esto con el fin de identificar el Lead Time, los tiempos de cada proceso, tiempos de espera entre procesos, desperdicios y toda actividad que no agregaba valor al proceso.

2

Conociendo las problemáticas y teniendo una visión más general de cada proceso gracias al VSM se procedió a establecer un plan de recolección de datos donde se determinó que datos se iban a recolectar y de donde se iban a recolectar.

3

Se realizó limpieza, clasificación y selección de los datos previamente recolectados para ser utilizados en Minitab.

4

Se realizó análisis estadístico en Minitab donde se identificaron indicadores de tendencia central y tipo de distribución mediante la función de prueba de bondad y ajuste.

5

5. Se realizo análisis de capacidad de procesos.

6

6. Se realizaron cartas de control necesarias.

7

Se presentaron las mejoras generadas y el VSM en su estado futuro.

Objetivos planteados en el proyecto.
  • Problemática 1: Tiempo de respuesta a quejas y reclamos.

Antecedentes: Como política interna de la empresa se tenía que las quejas se debían gestionar máximo en 21 días después de su recepción, en ese momento el porcentaje de quejas que se gestionaban en 21 días o menos correspondía al 54% del total de quejas, lo que quería decir que el 46% de las quejas se estaban gestionando fuera de los tiempos establecidos, impactando negativamente la experiencia del cliente.

Debido a lo anterior como meta del proyecto se estableció mejorar el porcentaje de quejas completadas a tiempo poniendo como meta un 80%.

Métrica

% Quejas completadas dentro de 21 días

Actual

%54

Goal

>-80%

  • Problemática 2: Tiempos de prestación de servicios (Desde que se recibe la orden hasta que se presta el servicio y se cierra el mismo).

Antecedentes: Se estaban presentando retrasos en la planeación, ejecución y cierre de los servicios, generándose servicios abiertos de hasta dos años.

Por lo anterior, fue necesario reducir que dichos tiempos poniendo como meta 30 días en promedio para la prestación de servicios ya que en ese momento el tiempo promedio era de 60 días.

Métrica

Tiempo de ejecución

Actual

60

Goal

30

Para lograr las metas planteadas de acuerdo a las dos problemáticas identificadas se realizaron propuestas de mejora generándose 4 soluciones por cada problemática, los criterios a tener en cuenta fueron:

  1. Dificultad en la implementación.
  2. Tiempo de implementación.
  3. Costo de implementación.
  4. Retorno y alcance de la implementación.

La aplicación de un Workshop en Lean Six Sigma fue determinante y tuvo un impacto positivo en la empresa intervenida, con el Workshop realizado no solo se capacito a Líderes de Procesos en conceptos y herramientas de las metodologías de mejora de Lean Manufacturing y Six Sigma, sino que además se establecieron propuestas de mejora con metas y acciones claras a procesos que se intervinieron mediante los proyectos desarrollados en la Certificación de Lean Six Sigma Yellow Belt.

Lo anterior permitirá a la empresa cliente prestar un mejor servicio incrementando la satisfacción del cliente, mayor eficiencia y productividad en sus procesos.

Así que, NO TE QUEDES ATRÁS, coloca a tu organización en la vanguardia mediante entrenamientos teórico prácticos como lo es la Certificación de Yellow Belt de Lean Six Sigma, el cual dará las herramientas necesarias para generar proyectos semilla de mejora continua. Haz + Con – y lleva al límite la excelencia empresarial de tu organización con ENCUBEx Colombia.

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