Políticas de privacidad
Políticas de privacidad
1. Marco legal
Las leyes y regulaciones aplicables a la protección de datos personales en Colombia son: La Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, este Reglamento de Implementación debe ser utilizado en ENCUBEx Colombia La Ley 1581 de 2012 constituye el marco legal de la Protección de Datos Personales en Colombia.
2. Objetivo
El propósito de esta política es proteger todos los derechos constitucionales de cada individuo, al momento de conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información que se recopila, respecto a la toma de información de la base de datos o archivos de la propiedad de ENCUBEx Colombia SAS, o en otro caso que el tratamiento haya sido delegado por ENCUBEx Colombia SAS, al momento del desarrollo y alcance de su objetivo, así como las demás garantías que se encuentran pactadas en el Articulo 15 y Articulo 2º de la Constitución Colombiana que hacen referencia a los derechos de la intimidad y de la información.
En esta política de tratamiento o protección de datos personales, se encontrarán con las directrices legales donde ENCUBEx Colombia SAS es responsable del tratamiento de sus datos, con la finalidad de obtener sus derechos como propietario y la exigencia de los programas tanto internos como externos, para así poder ejercer esos derechos ante ENCUBEx Colombia SAS.
ENCUBEx Colombia SAS comprende todas las medidas que tomamos a través de la protección de datos, a nivel físico, técnico y legal, para así asegurar que la información de proveedores, clientes, empleados, exempleados, entre otros, al estar asentados en la base de datos de ENCUBEx Colombia SAS, se encontrará segura de que haya posibles ataques o intentos por miembros no autorizados que quieran acceder a esa información que se haya depositado en esa base de datos.
El objetivo principal de esta Política de Tratamiento de Datos Personales es dar el cumplimiento en su totalidad a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y a las demás normas que adicionen o permitan el cumplimiento y desarrollo de la Protección de Datos Personales.
3. Ámbito de aplicación
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el ámbito de aplicación de esta política es de los datos de contactos de las personas físicas o jurídicas, conocidas como los representantes legales de los clientes y proveedores, están registrados en todas las bases de datos, con base a la propiedad de ENCUBEx Colombia SAS, o en otro caso que los tramites hayan sido encargados por nosotros.
Esta Política de Tratamiento de Datos se aplicará solamente en Colombia, o cuando ENCUBEx Colombia SAS se vaya a hacer responsable del tratamiento de los datos, en esos momentos no se encontrará más domiciliada en territorio colombiano, pero si será aplicable con la legislación colombiana, pero con la diferencia de presentar virtud y tratados
internacionales.
La presente Ley de Protección de Datos Personales no será aplicada, en las siguientes situaciones:
- Cuando las bases de datos o archivos se encuentran en un mantenimiento de exclusividad con el individuo o familiar, y luego vayan a ser suministrados a terceros, deberán de presentar una autorización u notificación al titular, para que así pueda obtener una solitud de acceso. En estos casos los administradores de estas bases de datos o archivos serán regidos por la Ley de Habeas Data.
- Bases de datos y archivos que tengan como propósito la seguridad y defensa del territorio colombiano, y así mismo con la prevención, detección, seguimiento y control del lavado de activo y algún tipo de financiamiento enfocado con el terrorismo.
- Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Bases de datos y archivos que tengan fin con material informativo u otro tipo de contenido editorial.
- Bases de datos y archivos reglamentados por la Ley 1266 de 2008.
- Bases de datos y archivos reglamentados por la Ley 79 de 1993.
4. Definiciones
Para obtener la interpretación correcta de las políticas y de la aplicación de las reglas que abarcan esas políticas, se deben considerar la importancia de las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, explícito e informado del titular, para el procesamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Datos personales: Vinculación o relación de cualquier tipo de información que se presente con una o más personas físicas, ya sea determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice por cuenta del responsable el tratamiento de datos personales.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.
- Titular: Persona natural cuyo objetivo principal sea el tratamiento de datos personales.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, o la relación de ellos, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Principios rectores
Según el Articulo 4 los principios y disposiciones de contenido político para el tratamiento de datos personales, consta de la aplicación de los datos personales de ENCUBEx Colombia SAS, para así permitir el desarrollo del tratamiento de datos, según los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los reglamentos y normas que lo modifiquen o sustituya.
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales, referido como “Estatuto de la protección de datos personales”, es una actividad regulada que debe sujetarse a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
- Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales deben obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. en este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6. Uso y finalidad del tratamiento: Aspectos generales
ENCUBEx Colombia SAS, como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que todo Titular de datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.
ENCUBEx Colombia SAS recolecta, registra, almacena, usa los datos personales para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas. Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por ENCUBEx Colombia SAS para:
- Ejecutar las actividades propias de ENCUBEx Colombia SAS para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares.
- Ofrecerle los servicios y beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los servicios de ENCUBEx Colombia SAS, lo cual pueden hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos.
- Enviar la información a entidades gubernamentales privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
- Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales) consulta a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y ENCUBEx Colombia SAS.
- Registrar la información de Empleados, ex empleados, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de ENCUBEx Colombia SAS, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
- Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes de la página Web de ENCUBEx Colombia SAS, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
- Los Datos Personales serán utilizados por ENCUBEx Colombia SAS sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, ENCUBEx Colombia SAS no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que el Titular autorice expresamente a hacerlo.
7. Uso y finalidad del tratamiento: Aspectos generales
7.1 Base de datos sensible:
El propósito de este documento, sobre los efectos del manejo de los datos personales, es entender que los datos suministrados a ENCUBEx Colombia SAS, tienen derecho a optar por no responder información sobre los datos sensibles solicitados, esos datos son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar la discriminación tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7.2 Tratamiento de Datos Sensibles
Los Clientes y los Empleados podrán en cualquier momento solicitarle a ENCUBEx Colombia SAS como responsable de los Datos, la suspensión y/o revocación de los datos personales del tratamiento de los mismos, por medio de la presentación de algún reclamo, estableciendo el debido procedimiento que pacto ENCUBEx Colombia SAS.
8. Clasificación de la base de datos
ENCUBEx Colombia SAS ha clasificado su base de datos de la siguiente manera:
8.1 Base de datos de empleados:
Es la base de datos en medio físico o sistematizado que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente en ENCUBEx Colombia SAS, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorpora información privada, semiprivada, pública y datos sensibles. El tratamiento de los datos personales se realiza para cumplir con todas las obligaciones derivadas de la relación laboral, entre las que se encuentran:
- Desarrollar las actividades propias de la gestión laboral dentro de ENCUBEx Colombia SAS.
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- El acceso de los empleados a los recursos informáticos de ENCUBEx Colombia SAS y dar soporte para su utilización.
8.2 Base de datos de los clientes:
El tratamiento de los datos personales de clientes de ENCUBEx Colombia SAS tiene como finalidad:
- Cumplir las obligaciones contraídas por ENCUBEx Colombia SAS con sus clientes al momento de adquirir un servicio.
- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por ENCUBEx Colombia.
8.3 Base de datos de posibles clientes:
El tratamiento de los datos personales de posibles clientes de ENCUBEx Colombia SAS tiene como finalidad:
- Enviar portafolio de servicios y propuestas de servicio para una posible contratación.
- Enviar información de posibles preguntas y dudas frente a un servicio ofrecido por ENCUBEx Colombia SAS.
8.4 Base de datos de aspirantes:
El tratamiento de los datos personales de aspirantes tiene como finalidad recopilar, acceder y gestionar toda la información relativa a perfiles de candidatos y procesos de selección.
8.5 Base de datos de exempleados:
El Tratamiento de los datos personales de Titulares que finalicen su vínculo laboral con ENCUBEx Colombia SAS, tiene como finalidad cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo, pero sin limitarse a:
- La emisión de certificaciones laborales.
- Reconocimiento de cobros.
- Pagos de obligaciones contractuales que haya lugar.
9. Derechos y Condiciones de Legalidad
9.1 Derecho de los titulares
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9.2 Autorización del titular
El Tratamiento de los Datos Personales debe constar de una autorización previa e informada al titular. Además, dicha autorización deberá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
9.3 Casos en los cuales no es necesario de la autorización
De acuerdo con el Articulo 10 de la presente Ley, la autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
9.4 Suministro de Información
Toda la información solicitada se podrá suministrar por cualquier medio, según lo requiera el titular. Esa información solicitada deberá ser de fácil lectura, corresponder a una base de datos y además no debe haber ningún impedimento para su lectura. Según el Gobierno Nacional los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, deberán suministrar esa información atendiendo a la naturaleza de los datos. Esta reglamentación deberá darse a mas tardar dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley.
9.5 Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento de datos personales debe solicitarle al titular la información de manera clara, y deberá expresarle lo siguiente:
- El tratamiento y finalidad al cual va a ser sometido los datos personales.
- La respuesta a las preguntas que le sean hechas, Estipular sobre los datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Derechos del Titular.
- Identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
El responsable del tratamiento de datos deberá conservar prueba del cumplimiento del presente artículo, y cuando el titular lo solicite, deberá presentarle una copia.
9.6 Personas a quienes se les puede suministrar información
La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
10. Procedimientos
10.1 Consultas
Los Titulares, causahabientes o representantes, podrán consultar la información personal del del Titular que posee en la base de datos de ENCUBEx Colombia SAS.
ENCUBEx Colombia SAS como responsable o encargado del tratamiento de datos podrá suministrar información solicitada, siempre y cuando se encuentre en la base de datos o esté vinculado con la identificación del Titular.
La consulta se atenderá en un tiempo máximo de diez días hábiles, contando a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado, expresándole los motivos del inconveniente y demorado, y obtendrá una respuesta máxima de cinco días hábiles después del acontecimiento.
10.2 Reclamos
Los Titulares, causahabientes, representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra dentro del contenido de base de datos de ENCUBEx Colombia SAS debe ser objetivo de corrección, actualizada, suspendida o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrá presentar un reclamo ante ENCUBEx Colombia SAS como responsable o encargado del Tratamiento de datos, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante una solicitud escrita, dirigida a ENCUBEx Colombia SAS, con la identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección y acompañando los documentos que se quiere hacer valer en la solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, ENCUBEx Colombia SAS requerirá al interesado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento realizado por ENCUBEx Colombia SAS, sin que el solicitante presente la información requerida, ENCUBEx Colombia SAS entenderá que se ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez ENCUBEx Colombia SAS reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique el “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un termino no mayor a dos días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo por parte de ENCUBEx Colombia SAS será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible para ENCUBEx Colombia SAS atender el reclamo dentro de dichos términos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. Deberes de ENCUBEx Colombia SAS como responsables del tratamiento
ENCUBEx Colombia SAS, como responsable del tratamiento de datos personales del titular de la información, deberá:
- Garantizarle al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y de los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado a este, y se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ENCUBEx Colombia SAS ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar la seguridad a los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo, ENCUBEx Colombia SAS realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.